Die Firmenakte ist das digitale Gegenstück zur bekannten Personalakte. Während in der Personalakte alle personenbezogenen Dokumente eines Mitarbeiters abgelegt werden, dient die Firmenakte als zentraler Ablageort für unternehmensbezogene Dokumente. Dazu zählen beispielsweise: 

• Prüfungsanordnungen 

• Betriebsvereinbarungen 

• Zertifikate und Bescheinigungen 

• Verträge mit externen Partnern 

• Protokolle von Betriebsratssitzungen 

• Datenschutzdokumentationen 

Ein besonderes Highlight der Firmenakte in Loga ist die Möglichkeit, Dokumente in verschiedene Arten und Unterkategorien zu gliedern. So lassen sich beispielsweise Prüfungsanordnungen, Verträge oder Zertifikate jeweils in eigene Bereiche einsortieren. Die Struktur der Firmenakte kann ganz individuell nach Ihren Bedürfnissen und Erfordernissen angelegt werden. Das spart Zeit und sorgt für Klarheit, auch bei einer großen Anzahl von Dokumenten. 

Gerade bei sensiblen Unternehmensdokumenten ist der Datenschutz von zentraler Bedeutung. In Loga können Dokumente der Firmenakte Mandanten oder zusätzlich Abrechnungskreisen zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente erhalten. Die Firmenakte ist ausschließlich über LogaWeb zugänglich, wodurch der Zugang auf Sachbearbeiter und fachliche Administratoren beschränkt bleibt. Das schützt vertrauliche Informationen und lässt sich ideal auf Ihr eigenes Datenschutzkonzept abstellen.  

• Zentrale Dokumentenablage: Alle unternehmensrelevanten Dokumente digital an einem Ort 

• Strukturierte Kategorisierung: Individuelle Arten und Unterkategorien für optimale Übersicht 

• Mandanten- und Abrechnungskreis-Zuordnung: Flexible und sichere Rechtevergabe 

• Datenschutzkonform: Zugriff nur für autorisierte Nutzergruppen 

• Zeitersparnis: Schnelles Auffinden durch intelligente Such- und Filterfunktionen 

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Firmenakte und den sogenannten Firmenunterlagen in Loga. Während die Firmenakte ausschließlich für unternehmensbezogene, interne Dokumente gedacht ist, dienen die Firmenunterlagen dazu, Unterlagen gezielt an Mitarbeitende freizugeben. Sie funktionieren ähnlich wie ein digitales schwarzes Brett oder die Dokumentenablage in MS Teams. Hier können beispielsweise Onboarding-Dokumente, Handbücher, Anleitungen für Loga oder interne Mitteilungen abgelegt werden, auf die Mitarbeitende direkt zugreifen können.  

Mit der Firmenakte in Loga setzen Sie auf eine zukunftssichere, datenschutzkonforme und komfortable Lösung zur Verwaltung Ihrer Unternehmensdokumente. Kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von mehr Übersicht, Sicherheit und Effizienz.