Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und digital übermittelt sowie empfangen werden. In Deutschland sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD gängige Formate, die diese Anforderungen erfüllen. Diese Formate ermöglichen es, Rechnungsdaten automatisiert und medienbruchfrei weiterzuverarbeiten.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zunächst organisatorische und technische Herausforderungen mit sich. Bestehende Prozesse müssen angepasst, geeignete Softwarelösungen gefunden und Mitarbeitende geschult werden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann dies eine Hürde darstellen.

Gleichzeitig bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile:

• Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung und bessere Liquiditätsplanung.
• Weniger Papier und Porto.
• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung.

Wer die Umstellung als Chance begreift und rechtzeitig handelt, kann langfristig von effizienteren und digitalisierten Prozessen profitieren.

Als SAP Business One Partner unterstützen wir Sie bei allen Schritten rund um die Einführung der E-Rechnung:

• Einrichtung von XRechnung (UBL) im SAP-Standard oder CKS eInvoice (CII): Wir beraten Sie zur passenden Lösung und übernehmen die technische Umsetzung.

• Unterstützung bei allen relevanten Themen: Dazu gehören die Bereitstellung und Pflege von Code-Listen für Mengeneinheiten und Zahlungsarten (z. B. SEPA-Lastschrift, Überweisung) sowie die Verwaltung von Stammdaten wie GLN oder Leitweg-ID für Behörden.

• Integration in Ihre Abläufe: Wir helfen dabei, die neuen Prozesse in Ihren Arbeitsalltag einzubinden.

• Gemeinsame Prüfung der Inhalte: Wir prüfen mit Ihnen die Rechnungsinhalte, z. B. interne Texte, stille Rabatte oder Kontaktdaten.

• Validierung der elektronischen Belege: Ihre E-Rechnungen werden mit dem offiziellen KoSIT Validator überprüft.