Beim Aufgeben einer Bestellung hat der Käufer die Möglichkeit, die Preise schnell nachzuschlagen und auszuwählen, die er in der Vergangenheit für bestimmte Artikel bezahlt hat. Wenn ein Artikel von mehreren Lieferanten eingekauft wurde, besteht die Möglichkeit, die Preise zu vergleichen. Mit der Verzweigung in den entsprechenden Beleg können die Preise und eventuell aufgezeichnete Notizen über die Lieferanten angezeigt werden.
Da manche Einkaufstransaktionen ggf. vor dem Sichern von autorisierten Mitarbeitern verbessert werden, zeigt SAP Business One interne Meldungen an, die alle Beteiligten jederzeit über den Transaktionsstatus informieren und damit den Ablauf für Genehmigungsverfahren unterstützen.
Genehmigungsverfahren können auch aus mehreren Stufen bestehen, die von mehreren Personen genehmigt werden müssen. Bis zur endgültigen Genehmigung ist die Transaktion nur als geparkter Beleg im System vorhanden.
Automatische Alarme und Genehmingungsverfahren aktualisieren die Informationen über verfügbare Mengen der bestellten Artikel und informieren den Lagerleiter über das erwartete Lieferdatum.
Jeder Einzelposten einer Bestellung oder eines Kreditoren-Buchungsbelegs kann an verschiedene Lager geschickt werden. Eine einzelne Bestellung lässt sich in mehrere Teile aufteilen, falls die Artikel an verschiedene Lager geliefert werden müssen. Diese Aufteilungen oder Revisionen sind erforderlich, um verschiedene Packlisten und Lieferscheine für die entsprechenden Lieferungen zu erstellen.
Die Einkaufsfunktionen in SAP Business One sind als umfassende Lösung für den gesamten Einkaufsvorgang im Unternehmen konzipiert worden.
Die Bestellungen werden in SAP Business One erstellt und können gedruckt, gefaxt oder direkt per E-Mail an den Lieferanten gesendet werden.
Sobald Sie die Waren vom Lieferanten erhalten, erstellen Sie den Wareneingangsbeleg. Wenn Sie diesen Beleg eingeben, werden die Waren aufs Lager gebucht und die Mengen entsprechend aktualisiert. Im Feld Bemerkungen des Belegs ist dokumentiert, welche Bestellungen dem Wareneingang (Bestellung) zu Grunde liegen. Über das Basisbeleg-Symbol gelangt der Benutzer direkt zu der Bestellung. Wenn nur Teillieferungen eingehen, wird die offene Menge in der Bestellung verwaltet.
Sobald eine Eingangsrechnung eingeht, werden die darauf bezogenen Kreditorenbelege für den Lieferanten in der Buchhaltung gebucht. Im Feld Bemerkungen des Belegs wird dokumentiert, welche Bestellung(en) dem Wareneingangsbeleg zu der Eingangsrechnung zu Grunde liegen. Über das Basisbeleg-Symbol gelangt der Benutzer zu den Basisbelegen zurück.
Mit dem Zahlungsassistenten in SAP Business One können Sie die erforderlichen Filteroptionen festlegen und den Zahlungslauf aktivieren. Der Zahlungsassistent führt Sie u.a. durch folgende Arbeitsschritte:
Mithilfe des Dispositionsassistenten können Sie sich Beschaffungsvorschläge vom System erstellen lassen. In die Berechnung werden ausgehend vom aktuellen Lagerbestand eines Artikels alle bekannten Zu- und Abgänge (VK-Aufträge, EK-Bestellungen, Fertigungsaufträge etc.) einbezogen. Optional können auch Prognosen und unterschrittene Mindestbestände berücksichtigt werden.
